Prosiect Braenaru Gofal Sylfaenol – adroddiad darganfod

Mae llawer o gynhyrchion digidol ar gyfer y cyhoedd wedi cael eu cyflwyno gan feddygfeydd yng Nghymru. Dechreuodd hyn cyn y pandemig a chyflymodd yn gyflym pan gyflwynwyd cyfnodau clo cenedlaethol ym mis Mawrth 2020. Rhoddodd hyn o leiaf ddwy flynedd o brofiad i’r rhai a gymerodd ran yn yr astudiaeth hon fyfyrio arno. 

Cawsom adborth cymysg gan feddygfeydd ar y dechnoleg ddigidol sy’n cael ei defnyddio ar hyn o bryd. 

Canfuom fod llawer o bractisiau wedi diffodd y gallu i drefnu apwyntiadau ar-lein. Roedd y rhesymau’n cynnwys y canlynol: 

• mae’n osgoi llywio gofal a’r model brysbennu ffonio yn gyntaf y mae’r rhan fwyaf o bractisiau y siaradom â nhw wedi’i fabwysiadu  

• roedd ymdrechion rheoli haint yn golygu bod yn well ganddynt siarad â dinasyddion cyn iddynt ddod i’r practis 

• roeddent wedi symud oddi wrth drefnu apwyntiadau o flaen llaw oherwydd nad oeddent yn gallu rhagfynegi capasiti staff yn y dyfodol yn ddibynadwy gan fod staff yn ffonio i mewn yn sâl yn rheolaidd gyda COVID 

Dywedodd rhai eu bod wedi dechrau adfer y gallu i drefnu apwyntiadau wedi’u cynllunio neu apwyntiadau arferol o flaen llaw ar-lein pan sefydlogodd y pandemig ychydig. 

Dywedwyd yn aml bod offer ymgynghori ar-lein yn ychwanegu gofynion newydd, yn enwedig y tu allan i oriau, heb leihau’r galw trwy sianeli traddodiadol. Gwaethygwyd hyn os nad oedd yr offeryn ymgynghori ar-lein yn integreiddio â system TG y practis, gan olygu bod rhaid i wybodaeth gael ei throsglwyddo â llaw gan weinyddwr. O ganlyniad, roedd rhai practisiau naill ai’n diffodd yr offer hyn yn gyfan gwbl, neu’n dechrau cyfyngu ar yr adegau pryd y gellid cael gafael arnynt. 

Mae hyn yn ganfyddiad diddorol y mae angen ymchwilio iddo ymhellach. Canfu astudiaeth gan y Sefydliad Iechyd yn 2022 o 7.5 miliwn o geisiadau gan gleifion, sef Mynediad at wasanaethau ymarfer cyffredinol a’u darparu, nad oedd argaeledd ymgynghoriadau ar-lein yn ysgogi galw ychwanegol. Nododd fod “hyn yn cyferbynnu ag adroddiadau anecdotaidd o alw wedi’i ysgogi gan gyflenwad o ganlyniad i fynediad estynedig at ymarfer cyffredinol”. Fodd bynnag, nid oedd yr astudiaeth yn ymdrin â’r adeg pan oedd ymgynghoriadau ar-lein wedi cael eu cyflwyno mewn meddygfeydd gyntaf. 

Dywedodd cyfranogwyr wrthym am offeryn ymgynghori ar-lein penodol sy’n rhoi profiad gwael i ddefnyddwyr. Dywedodd rhai practisiau ei fod yn: 

• gofyn llawer gormod o gwestiynau i ddinasyddion 

• gosod gormod o rwystrau rhwng dinasyddion a’r practis 

• ailgyfeirio dinasyddion at Adran Damweiniau ac Achosion Brys (A&E) yn amhriodol 

Ychwanegodd rhai practisiau: 

• fod rhai dinasyddion o’r farn bod y cwestiynau a ofynnir gan yr offeryn hwn yn ymwthiol, sy’n gallu achosi i unigolion roi gwybodaeth anghywir 

• bod y cwestiynau hyn yn teimlo’n wahanol ac llai ymwthiol pan fydd meddyg teulu’n eu gofyn, a bydd yn fwy tebygol o gael yr atebion iawn  

• nid yw pawb yn gallu mynegi mewn geiriau ar-lein beth sy’n bod arnynt, gan ateb yn aml gydag ymadroddion amwys neu anghywir 

• yr effaith gyffredinol yw lleihau ansawdd y wybodaeth a gesglir trwy’r offeryn hwn, sy’n golygu ei bod yn cymryd amser ychwanegol i’r practis ddadansoddi’r mater a phenderfynu ar y ffordd orau o weithredu  

Yn ein harbrawf ni gyda’r offeryn hwn, cymerodd 84 sgrîn i ofyn am bresgripsiwn am feddyginiaeth dros y cownter ar gyfer cyflwr iechyd presennol. Byddai’r broses wedi cael ei chwblhau’n gyflymach ac yn haws o lawer dros y ffôn. 

Mae ymgynghoriadau fideo wedi colli bri yn gyffredinol ymhlith meddygon teulu. Roedd hyn yn amlwg o gyfweliadau â rhanddeiliaid a staff practis, yn ogystal ag astudiaeth y Sefydliad Iechyd a grybwyllwyd uchod. Dyma’r themâu a gododd droeon: 

• mae ymgynghoriadau fideo yn fwy trafferthus ac yn llai dibynadwy, oherwydd eu bod yn dibynnu ar ansawdd offer a chysylltiad rhyngrwyd y ddau barti 

• gellir datrys llawer o broblemau dros y ffôn, ac os na, bydd angen ymgynghoriad wyneb yn wyneb fel arfer 

Mae’n llai amlwg sut mae dinasyddion yn teimlo ynglŷn ag ymgynghoriadau ffôn o gymharu â fideo, gan fod yr astudiaeth wedi adrodd am ymatebion cymysg. 

Beirniadodd staff practis enghraifft benodol o offeryn ymgynghori fideo. Dywedasant ei fod yn cymryd rheolaeth dros ymgynghoriadau fideo i ffwrdd oddi wrth feddygon teulu ac nad oedd yn integreiddio â’u systemau TG, gan olygu bod rhaid i wybodaeth gael ei throsglwyddo â llaw rhwng y ddau. 

Nid oedd rhai practisiau llai o faint, er enghraifft practisiau ag un meddyg teulu, yn defnyddio unrhyw offer digidol ar gyfer y cyhoedd heblaw am wefan syml. Nid oeddent yn credu bod angen cynnig opsiynau ar-lein pan oeddent yn gweithredu gydag un meddyg teulu ac yn rheoli’r galw’n llwyddiannus dros y ffôn. 

Canfuom fod y dinasyddion a gymerodd ran yn cytuno nad oedd yr offer digidol a gyflwynwyd gan bractisiau yn anodd oherwydd eu bod yn ddigidol, ond am resymau eraill: sut oeddent yn cael eu cyflwyno, eu rheoli, a’u cefnogi; yna, oherwydd diffyg cyfathrebu â dinasyddion i ddweud eu bod yno ac esbonio sut roeddent yn gweithio. 

Credwn hyn oherwydd bod pawb yn y grŵp sampl yn meddu ar y sgiliau i gymryd rhan mewn galwad fideo a defnyddio e-bost a dyfeisiau neu apiau eraill. 

Er gwaethaf yr hyfedredd digidol hwn, disgrifiodd y cyfranogwyr ganlyniadau cymysg wrth ddefnyddio’r offer penodol a oedd ar gael i ryngweithio â’u meddygfa, gan ganfod yn aml eu bod yn aneffeithlon ac yn anfoddhaol. 

Roedd y rhesymau a glywsom yn cynnwys: 

• diffyg gwybodaeth gyson am beth i’w ddisgwyl gan offer ar-lein o ran cyflymder a’r camau nesaf 

• peidio â bod yn ymwybodol o offer i ofyn am apwyntiad ar-lein nes bod arnynt eu hangen 

• clywed y dylent eu defnyddio trwy neges ffôn a recordiwyd gan y practis 

• bod yn ansicr ynghylch a oedd prosesau brysbennu’r practis yr un fath ar gyfer cyswllt a wnaed yn ddigidol 

• “cael eu hanfon mewn cylchoedd” – ffonio’r practis, cael eu hailgyfeirio i’r wefan ac yna cael trafferth dod o hyd i’r opsiwn iawn  

• bod yn ansicr ynghylch beth i’w roi mewn meysydd unigol oherwydd diffyg trosolwg o ba gwestiynau a fyddai’n cael eu gofyn a phryd 

• llwybro aneffeithlon trwy gwestiynau yr ystyrir eu bod yn amherthnasol 

• diffyg cymorth ar gyfer rhai tasgau cyffredin (trefnu apwyntiad dilynol; gweithredu ar ran oedolyn arall) neu gyflyrau cyffredin 

• mynediad at drefnu apwyntiad wedi’i ddiffodd/ei alluogi ar adegau anrhagweladwy neu am gyfnodau byr yn unig 

• negeseuon aneglur ac anghyson ynglŷn ag amserau ymateb (“cgâph, 48-72 awr,” a “maes o law” gan system yr un practis ar gyfer yr un math o ddefnydd) 

• dim ymarferoldeb i drafod gweld meddyg teulu penodol (am resymau ffydd, rhywedd, iaith) wedi’i bwyso yn erbyn natur frys neu ymdeimlad y claf o risg ynglŷn â mater iechyd penodol 

• teimlo’n annifyr ynglŷn â rhannu ffotograffau o blant â’r practis 

• offer digidol yn cael eu galw yn ôl eu henwau brand yn hytrach na disgrifiadau o’r dasg y dylent gynorthwyo dinasyddion â hi 

Roedd enghreifftiau eraill yn cynnwys diffyg ymwybyddiaeth syml fod opsiynau digidol ar gael. 

I rai pobl mewn sefyllfaoedd penodol, mae systemau digidol yn cynnig buddion clir o ran preifatrwydd ac aros yn ddienw. Mae cyfathrebu ar-lein yn dileu unrhyw chwithigrwydd ynglŷn â siarad am gyflwr yn uchel, yn enwedig gan wybod y gallai pobl eraill ddigwydd eich clywed mewn ystafell aros practis:

Crybwyllodd un cyfranogwr ei bod hi hefyd wedi meddwl yn ofalus cyn dweud wrth y practis am ei symptomau gorbryder – a’i bod wedi gwneud hyn trwy e-bost yn hytrach na dros y ffôn. 

At ei gilydd, er nad yw offer digidol wedi bod yn gyson lwyddiannus mewn gofal sylfaenol, canfuom resymau clir y gellid eu hosgoi am hynny, i raddau helaeth. Roedd yn amlwg bod cynhyrchion digidol wedi cael eu ceisio ac yna eu ‘hychwanegu’ at fodelau gweithredu presennol meddygfeydd heb ddigon o wybodaeth am y ffactorau canlynol nac ystyriaeth iddynt: 

• sut byddant yn cael eu deall, eu defnyddio, a’u profi gan ddinasyddion ochr yn ochr â’r amryw sianeli mynediad eraill sydd ar gael iddynt 

• anghenion amrywiol y dinasyddion sy’n eu defnyddio ar gyfer yr amrywiaeth o dasgau maen nhw wedi’u dylunio i’w cefnogi, a pha mor dda mae’r cynhyrchion yn bodloni’r anghenion hynny 

• sut byddant yn gweithio gyda systemau a phrosesau presennol y practis 

• arweiniad a chymorth i bractisiau wrth weithredu offer digidol newydd neu addasu i ddelio â’r mathau newydd o alw sy’n dod trwyddynt 

• pa ganlyniadau anfwriadol a allai ddigwydd a sut gellid eu rhagfynegi a’u datrys 

Dylai offer digidol barhau i fod yn rhan bwysig o gynlluniau i fynd i’r afael â heriau mynediad a galw mewn gofal sylfaenol. Dylem ddysgu gwersi o brofiadau cyflwyno offer digidol yn ystod y pandemig. Mae llawer o’r cyfranogwyr y siaradom â nhw ar draws pob agwedd ar ein gwaith ymchwil yn teimlo mai nawr yw’r amser i ddwysáu ymdrechion i ddefnyddio offer digidol yn fwy effeithiol mewn gofal sylfaenol.