Deall eich defnyddwyr a'u hanghenion

Wrth ddylunio gwasanaeth neu gynnyrch, dechreuwch trwy ddysgu am y bobl fydd yn ei ddefnyddio: po fwyaf rydych chi'n ei wybod amdanyn nhw, y gorau y gallwch chi fodloni eu hanghenion.

Dysgwch pam ei bod yn bwysig deall eich defnyddwyr.

Mae pobl a busnesau yn defnyddio gwasanaethau cyhoeddus i'w helpu i gyflawni rhywbeth. Er enghraifft, cofrestru i bleidleisio, gwneud cais am drwydded barcio neu dalu eu treth gyngor.

Mae dysgu am ‘anghenion defnyddwyr’ yn eich helpu i ddylunio ac adeiladu'r peth cywir i ddatrys eu problemau'n effeithiol.

Mae'r rhai sy'n darparu eich gwasanaeth hefyd yn ddefnyddwyr gwasanaeth gyda'u hanghenion eu hunain.

Darllenwch egwyddorion ymchwil defnyddwyr da.

Diffinio amcanion eich ymchwil

Dechreuwch trwy ddiffinio cwmpas ac amcanion eich ymchwil. 

Gweithiwch gyda’ch tîm er mwyn diffinio a chytuno:

• beth ydych chi am ei ddysgu a pham
• y canlyniadau disgwyliedig
• sut i fesur a monitro llwyddiant
• beth i'w eithrio o'r ymchwil

Ystyriwch hefyd pa benderfyniadau y mae angen i chi eu gwneud a sut mae'r ymchwil yn cefnogi'r cynnyrch a'r gwasanaeth.

Os ydych chi'n datblygu gwasanaeth newydd, rydych chi am ddeall:

• pwy yw eich defnyddwyr
• beth maen nhw'n ceisio ei wneud
• sut maen nhw'n gwneud hyn nawr
• yr hyn maen nhw ei angen gennych chi i’w wneud
• problemau, heriau, rhwystrau a rhwystredigaethau eich defnyddwyr

Os yw eich gwasanaeth eisoes yn bodoli, mae angen i chi:

• ddeall eich defnyddwyr a'u hanghenion yn well
• arbrofi gyda syniadau dylunio a nodweddion newydd gyda darpar ddefnyddwyr
• asesu profiad defnyddwyr o'ch gwasanaeth
• deall yr anawsterau sy’n wynebu eich defnyddwyr

Bydd hyn yn eich helpu i ddewis y dulliau gorau ar gyfer eich anghenion, eich sgiliau a'ch adnoddau.

Dysgwch sut i ddefnyddio ymchwil i wella eich gwasanaeth.

Ymchwil sensitif a chymhleth

Dim ond ymchwilwyr defnyddwyr cymwys a phrofiadol sydd â'r gefnogaeth gywir ddylai ymchwilio i bynciau sy'n sensitif yn emosiynol gyda chyfranogwyr.

Mae ymchwil sensitif a chymhleth yn cynnwys risgiau, heriau, a'r potensial i niweidio'r cyfranogwr, yr ymchwilydd neu'ch sefydliad.

Er enghraifft, gallech fod yn cyfweld â phlant neu gyfranogwyr agored i niwed, neu'n archwilio pynciau a phrofiadau yr ydych chi neu nhw yn cael anhawster i siarad amdanynt.

Mae'r math hwn o ymchwil yn defnyddio dull ymchwil ymwybodol o drawma a lefelau uchel o:

• sgil a phrofiad
• empathi a thosturi
• cyfrifoldeb moesegol
• ymwybyddiaeth o risgiau emosiynol

Mae angen ystyried a blaenoriaethu lles emosiynol a phreifatrwydd cyfranogwyr ac ymchwilwyr bob amser. Os oes gennych unrhyw amheuaeth, efallai y byddai'n well peidio gwneud yr ymchwil.

Darllen canllawiau Department for Education (y DU) ar ymchwil moesegol a diogelu.
 

Nodi pwy yw eich defnyddwyr

Nodwch y grwpiau defnyddwyr rydych chi am eu hastudio: ystyriwch eu demograffeg, ymddygiadau, cymhellion ac anghenion.

Canolbwyntiwch ar ddefnyddwyr sy'n profi anawsterau wrth ddefnyddio gwasanaeth presennol, neu gyflawni'r hyn y maen nhw’nn ceisio ei wneud.

Sicrhewch fod eich ymchwil yn gynhwysol, yn hygyrch ac yn foesegol.

Dylech ddeall anghenion pob defnyddiwr gwasanaeth, gan gynnwys pobl anabl, defnyddwyr technoleg gynorthwyol a defnyddwyr Cymraeg o'r dechrau.

Darllenwch am egwyddorion ymchwil defnyddwyr da.

Dylech ystyried anghenion y rhai sy'n darparu'r gwasanaeth neu’n helpu eraill i gael mynediad ato. Er enghraifft:

• asiantiaid canolfan alwadau

• gweithwyr achos

• pobl sy'n gweithio i elusen

Efallai y byddwch yn penderfynu ymchwilio gyda defnyddwyr procsi neu mewnol fel cyfranogwyr o dan rai amgylchiadau.

Mae angen ystyried cyfyngiadau eich ymchwil a'ch canfyddiadau pan nad ydych chi'n siarad â defnyddwyr go iawn.
 

Paratoi eich ymchwil

Cyn gwneud unrhyw ymchwil newydd, adolygwch unrhyw wybodaeth, ymchwil a data presennol a allai fod yn berthnasol, yn allanol ac yn fewnol.

Gall hyn roi cyd-destun gwerthfawr i chi, osgoi dyblygu gwaith ac arbed amser ac ymdrech i chi.

Siaradwch â'r holl randdeiliaid perthnasol a'u cynnwys yn y broses benderfynu. Bydd eu mewnbwn yn amhrisiadwy ar gyfer eich ymchwil ac er mwyn gallu dewis y fethodoleg gywir.
 

Dewis y dull cywir

Mae'r dulliau a ddewiswch yn dibynnu ar eich amcanion, anghenion, sgiliau ac adnoddau. Er enghraifft, efallai y byddwch yn:

• adolygu unrhyw ddata sy'n bodoli eisoes, gan gynnwys dadansoddeg, logiau chwilio a gwybodaeth canolfan alwadau

• cyfweld ac arsylwi defnyddwyr presennol neu ddarpar ddefnyddwyr

• siarad â phobl sy'n gweithio gyda defnyddwyr cyfredol neu debygol, gan gynnwys asiantiaid canolfannau galwadau, gweithwyr achos, a gweithwyr elusennol

• gweld beth mae pobl yn ei ddweud ar-lein, gan gynnwys cyfryngau cymdeithasol a fforymau

Gallwch ddysgu am eich defnyddwyr a sut mae eich gwasanaeth yn perfformio mewn gwahanol ffyrdd, gan gynnwys:

• cyfweliadau manwl

• ymchwil cyd-destunol ac arsylwi

• profion defnyddioldeb wedi eu cymedroli

• cynnal gweithdai bach

• holiaduron

Ystyriwch gyfuno gwahanol ddulliau i gryfhau eich ymchwil a'ch canfyddiadau. 

Dysgu am ddulliau ymchwil eraill.

Nid chi yw eich defnyddiwr, ac nid yw'r bobl yn eich sefydliad yn cynrychioli’r cyhoedd yn gyffredinol.

Ystyriwch unrhyw farn neu awgrymiadau gan y rheini nad ydyn nhw’n ddefnyddwyr fel pethau sydd angen eu dilysu trwy ymchwil. 

Pan fyddwch yn cynllunio'ch ymchwil, nodwch unrhyw risgiau, heriau a rhagfarnau posibl gyda'ch tîm, a diffiniwch ffyrdd i'w hatal ac ymateb iddynt.

Dysgwch sut i gynllunio eich ymchwil, paratoi ar gyfer sesiynau a dadansoddi canfyddiadau.

Bydd recriwtio cyfranogwyr ar gyfer eich ymchwil yn cymryd amser, a gall fod y rhan o'r broses fydd yn cymryd y mwyaf o amser.

Yn enwedig os ydych chi'n dechrau o'r dechrau ac nid oes gennych fynediad at ddefnyddwyr sydd ar gael yn rhwydd, neu os yw'r pwnc neu'r meini prawf yn arbenigol.

Clustnodwch amser ac adnoddau digonol yn eich cynlluniau cyflawni i gefnogi recriwtio.

Byddwch yn rhagweithiol a dechreuwch recriwtio cyn gynted â phosibl, a defnyddiwch bob cyfle i wneud hynny.

Dyma rai pethau i'w hystyried wrth recriwtio cyfranogwyr:

• esbonio'r disgwyliadau cywir gyda'r tîm a'r cyfranogwyr

• dewis sampl cynrychioladol o gyfranogwyr

• gwrando ar leisiau nad ydynt yn cael eu clywed yn aml

• cael cydsyniad gwybodus

• cymell cyfranogwyr

• diogelu data a phreifatrwydd

Gwiriwch bolisïau GDPR a preifatrwydd eich sefydliad er mwyn sicrhau eich bod yn storio'r data yn ddiogel, ac os os ydych yn bwriadu defnyddio rhestr defnyddwyr presennol i recriwtio cyfranogwyr. 
 

Esbonio’r disgwyliadau cywir

Mae'n bwysig gosod a rheoli disgwyliadau pawb sy'n rhan o'ch prosiect, gan gynnwys:

• eich tîm

• cyfranogwyr ymchwil

• unrhyw un arall sydd â diddordeb yn ei lwyddiant

Mae risg o ragfarn yn ystod pob cam o'ch ymchwil, ac mae'n annhebygol y gallwch chi gael gwared ar bob rhagfarn.

Mae'n bwysig adnabod a chydnabod unrhyw ragfarn bosibl yn eich ymchwil, a bod yn ymwybodol y gallai effeithio ar eich canfyddiadau, a sut.
 

Dogfennu a rhannu eich canfyddiadau

Drwy ddogfennu'r hyn rydych chi'n ei ddysgu am eich defnyddwyr a'u hanghenion gallwch:

• sicrhau bod pawb yn eich tîm gyda dealltwriaeth gyffredin

• cyfeirio yn ôl ato pan fo angen

• cefnogi timau eraill i defnyddio'ch canfyddiadau i lywio eu gwaith hefyd

Dewch o hyd i ffyrdd o gyfathrebu a rhannu eich canfyddiadau gyda'r rhai sydd â diddordeb yn eich gwasanaeth, a'u defnyddio i adrodd stori am eich defnyddwyr ac adeiladu empathi â nhw.

Ystyriwch:

• y math o ganiatâd sydd gennych gan gyfranogwyr
• gyda phwy rydych chi'n rhannu'ch canfyddiadau - yn fewnol neu'n allanol.

Dysgu am gyfathrebu yr hyn a ddysgwch am eich defnyddwyr.