Cyfathrebu yr hyn a ddysgwch am eich defnyddwyr

'Anghenion defnyddwyr' yw’r hyn y mae angen ar ddefnyddwyr gan wasanaeth. Maent yn mynegi nodau, gwerthoedd a dyheadau pobl.

Mae'n rhaid i chi fodloni anghenion eich defnyddiwr er mwyn i'ch defnyddiwr allu gwneud rhywbeth.

Dysgu sut i gynnal ymchwil am eich defnyddwyr a’u hanghenion

Mae dogfennu a chyfathrebu'r hyn ry’ch chi'n ei ddysgu am eich defnyddwyr a'u hanghenion yn sicrhau:

• bod pawb yn eich tîm yn deall yr hyn sydd ei angen
• mae gennych rywbeth y gallwch gyfeirio yn ôl ato pan fo angen
• gall timau eraill elwa a defnyddio'ch canfyddiadau i lywio eu gwaith 

Gall anghenion defnyddwyr gynrychioli un defnyddiwr neu fwy nag un, ac nid ydynt yn cynnwys unrhyw fanylion personol.

Maent fel arfer yn dechrau ar lefel uchel, yn eang o ran cwmpas, ac yn gymharol gyson dros amser.

Gallwch barhau i ddilysu a chynnwys mwy o fanylion wrth i chi ddysgu mwy gan eich defnyddwyr.

Mae sawl ffordd y gallwch gofnodi yr hyn ‘ry’ch chi’n  ei ddeall am eich defnyddwyr a’u hanghenion: 

• map profiad
• map o daith y defnyddiwr
• personas defnyddiwr
• straeon defnyddiwr neu straeon tasg

Dylai anghenion defnyddwyr:

• fod yn seiliedig ar dystiolaeth ymchwil defnyddwyr, nid rhagdybiaethau
• canolbwyntio ar broblemau'r defnyddiwr yn hytrach na datrysiadau posibl
• wedi'u dogfennu neu wedi'u hysgrifennu yn iaith y defnyddiwr.

Mae iaith eich defnyddwyr yn cynnwys geiriau, ymadroddion a chysyniadau cyfarwydd.

Gallwch ddogfennu a chyfleu eich dealltwriaeth o'ch defnyddwyr mewn sawl ffordd, ond mae straeon defnyddwyr a straeon tasg yn fformat gyfarwydd.

Gallwch eu defnyddio i flaenoriaethu a rheoli gwaith, olrhain tasgau a gweithgareddau, ac asesu a ydych yn bodloni anghenion defnyddwyr.

Wrth ysgrifennu straeon tasg a straeon defnyddiwr, defnyddiwch iaith eich defnyddiwr a chanolbwyntiwch ar yr hyn sydd bwysicaf iddynt.

Straeon defnyddiwr

Dyma enghraifft o stori defnyddiwr:

Fel… [defnyddiwr]

Rwyf eisiau/angen/yn disgwyl… [cam gweithredu]

Fel y gallaf… [nod]

Er enghraifft,

Fel… myfyriwr sy'n byw yng Nghymru

Rwyf eisiau gwybod …. faint o ddisgownt a gaf ar fy nhreth gyngor

Fel y gallaf… roi trefn ar fy arian

Straeon tasg

Mae ffocws straeon tasg yn canolbwyntio llai ar y defnyddiwr a mwy ar y dasg maen nhw'n ceisio ei chyflawni.

Dyma enghraifft o stori tasg:

Pan dwi’n  … [sefyllfa]

Rwyf eisiau/angen/ yn disgwyl… [cam gweithredu]

Fel y gallaf… [nod]

Er enghraifft:

Pan dwi’n … cyfrifo fy nhreth gyngor

Rwyf angen…gwybod pa ostyngiadau rwy'n gymwys iddynt

Fel y gallaf… roi trefn ar fy arian ymlaen llaw

Meini prawf derbyn

Gallwch ddefnyddio'ch straeon defnyddiwr neu straeon tasg i ddatblygu rhestr o'r hyn y mae angen i'ch defnyddiwr ei wybod, eu gwneud neu eu cael i wneud eich gwasanaeth yn llwyddiannus.

Gelwir hyn yn ‘feini prawf derbyn'.

Er enghraifft, caiff y stori ei gwblhau pan fydd y defnyddiwr yn gwybod:

• pa fudd-daliadau y gall fod yn gymwys iddynt
• faint o ostyngiad y mae ganddo hawl iddo
• cost y treth gyngor

Dewch o hyd i ffyrdd o rannu'r rhain gyda phobl sy'n gysylltiedig â'ch gwasanaeth fel eu bod yn deall eich defnyddwyr a'r hyn sydd ei angen arnynt gan eich gwasanaeth.

Mae hyn yn golygu y gallant:

• ofyn cwestiynau
• dod o hyd i fylchau
• rhoi adborth ar yr hyn a wnewch
• herio eich rhagdybiaethau
• ac yn y pen draw, gwella eich gwasanaeth

Cofiwch ddiogelu data a phreifatrwydd eich cyfranogwr, yn unol ag anghenion GDPR a pholisïau eich sefydliad. Er enghraifft, ymchwilwyr eraill, timau gwasanaeth, neu randdeiliaid.