Mae angen i wasanaethau cyhoeddus ganfod eu nerth cyfunol o ran cynhyrchion digidol, yn ôl Adolygiad CDPS o’r Dirwedd
27 Gorffennaf 2022
Mae’r Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol wedi bod yn ganolog i genhadaeth y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) i ddatblygu gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru o amgylch anghenion y bobl sy’n eu defnyddio. Diben yr adolygiad fu mesur aeddfedrwydd gwasanaethau cyhoeddus digidol yng Nghymru fel y maen nhw ar hyn o bryd.
Mae tîm yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol wedi adrodd eu canfyddiadau i arweinwyr CDPS ynglŷn â’r cyfleoedd pwysicaf i ddatblygu gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.
Yng ngoleuni’r canfyddiadau hyn, gofynnodd arweinwyr CDPS i dîm yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol ddal ati ac ystyried 3 chwestiwn:
- Pa wasanaethau sy’n defnyddio’r un feddalwedd, a beth yw’r risgiau a’r buddion sy’n gysylltiedig â defnydd cyffredin?
- Pa wasanaethau awdurdod lleol fyddai’n elwa fwyaf o weithio mewn partneriaeth â CDPS i fodloni Safonau Gwasanaeth Digidol Cymru?
- Sut gallwn ni sicrhau bod canfyddiadau’r Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol mor hawdd â phosibl i dimau eraill CDPS ddod o hyd iddynt a’u cymhwyso i brosiectau eraill?
Mae’r postiad blog hwn yn edrych ar gwestiwn 1. Bydd ein postiad nesaf (ac olaf) yn dangos sut aeth tîm yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol ati i ymateb i gwestiynau 2 a 3.
Meddalwedd a rennir neu feddalwedd gyffredin?
Canfu tîm yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol 2 senario lle’r oedd gwasanaethau’n defnyddio’r un feddalwedd:
- Meddalwedd a rennir: mae sefydliadau’n prynu neu’n datblygu darn o feddalwedd gyda’i gilydd, gan ei ddefnyddio’n lleol neu ar yr un platfform
- Meddalwedd gyffredin: roedd sefydliadau wedi prynu’r un feddalwedd barod yn annibynnol
Ymchwiliodd dîm yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol i ba rai o 17 o wahanol fathau o feddalwedd yr oedd gwahanol sefydliadau’r sector cyhoeddus yn eu defnyddio. Fe edrychon ni ar fathau cyffredinol o feddalwedd, fel systemau rheoli’r berthynas â chwsmeriaid, a meddalwedd arbenigol – er enghraifft, systemau a ddefnyddir gan awdurdodau lleol i reoli tai. Fe ddarganfuon ni 308 o systemau yr oedd 33 o sefydliadau’r sector cyhoeddus yng Nghymru yn eu defnyddio.
Roedd y defnydd o feddalwedd gyffredin neu feddalwedd a rennir yn amrywio yn ôl y math o gorff cyhoeddus.
Roedd sefydliadau iechyd a gofal, fel byrddau iechyd, yn defnyddio llawer o feddalwedd a rennir ond ychydig o feddalwedd gyffredin, barod. Mae sefydliadau cenedlaethol fel Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn defnydio’r dull ‘unwaith i Gymru’, lle y bo’n bosibl, gan ddylunio un system i’w defnyddio gan bob sefydliad iechyd.
Ychydig o feddalwedd a rennir a geir mewn llywodraeth leol o gymharu â meddalwedd gyffredin. Mae llawer o gynghorau’n defnyddio’r un systemau parod, heb eu rhannu, i reoli gwasanaethau fel cynllunio a’r dreth gyngor.
Mae cyrff a noddir yn darparu gwasanaethau gwahanol iawn. Er enghraifft, mae Amgueddfa Cymru yn cynnal yr amgueddfeydd cenedlaethol, tra bod Estyn yn arolygu ysgolion a darparwyr eraill addysg. Oherwydd y gwahaniaeth hwn, ychydig o dystiolaeth a ganfuon ni o feddalwedd a rennir neu feddalwedd gyffredin ymhlith cyrff a noddir.
Fe ganfuon ni hefyd yn aml dystiolaeth o hen feddalwedd yn cael ei defnyddio. Roedd hyn yn cynnwys hen systemau gweithredu (nid oedd tri chwarter o’r systemau yr edrychon ni arnyn nhw’n cael cymorth prif ffrwd mwyach), sy’n fwy agored i hacio ac yn anodd eu hintegreiddio â systemau modern.
Risgiau meddalwedd gyffredin
Gall meddalwedd gyffredin fod yn beryglus os yw system un cyflenwr yn cael ei defnyddio’n fwy cyffredin o lawer nag eraill. Os bydd y system honno’n methu, gallai hynny effeithio ar lawer o wasanaethau cyhoeddus. Gall gwasanaethau gael eu ‘caethiwo’ i werthwr hefyd, gan olygu ei bod yn ddrud neu’n anymarferol defnyddio dewisiadau amgen.
I liniaru’r risgiau hyn, dylai cyrff cyhoeddus ystyried a allai nifer o systemau wedi’u hintegreiddio’n dda fodloni eu hangen am feddalwedd, yn hytrach nag un datrysiad unffurf (er enghraifft, integreiddio system atgyweiriadau i dai, rheoli asedau a chyllid tai yn un, yn hytrach na chaffael un system dai “sy’n gwneud popeth”).
Buddion a risgiau meddalwedd a rennir
Mae rhannu, mewn cyferbyniad, yn caniatáu i sefydliadau:
- integreiddio eu gwasanaethau’n haws (gan arwain at rannu data meddygol yn haws, er enghraifft, ac felly gofal gwell)
- negodi bargeinion gwell gyda chyflenwyr meddalwedd
- gofyn i gyflenwyr am nodweddion neu gymorth fel grŵp, gan wneud llwyddiant yn fwy tebygol
Ar y llaw arall, gall meddalwedd a rennir:
- fod yn llai addas i leoliadau lleol, os cafodd ei dylunio i fodloni anghenion cyffredinol
- gorfodi’r holl sefydliadau sy’n ei defnyddio i symud ar yr un cyflymder technolegol â’r sefydliadau lleiaf aeddfed yn eu plith
Mae’r Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol yn argymell bod arweinwyr sefydliadau’r sector cyhoeddus sy’n rhannu technoleg yn trafod sut i elwa ohoni. Fe ganfuon ni fod diffyg trafodaethau o’r fath ar hyn o bryd, er enghraifft ynglŷn â’r un feddalwedd yn cael ei defnyddio ar draws nifer o awdurdodau lleol. Gallai sefydliadau’r sector cyhoeddus gydweithio i gael diweddariadau i feddalwedd a gweithio gyda gwerthwyr i sicrhau bod systemau’n cael eu dylunio o amgylch anghenion defnyddwyr.
Darllenwch fwy
7 her ymarferol i wasanaethau digidol
Dileu rhwystrwyr yn y cam beta: y cam nesaf ar gyfer yr Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol
Adolygiad o’r tirwedd digidol – blas o’n trafodaethau diweddar
Yr Adolygiad o’r Tirwedd Digidol – canfyddiadau diwedd y cam darganfod
Mae’r Adolygiad o’r Dirwedd Ddigidol wedi gorffen. Anfonwch neges e-bost atom gyda chwestiynau neu sylwadau ynglŷn â’r hyn rydyn ni wedi’i ganfod.