Symud tuag at sefydliad gwasanaeth

Mae pob sefydliad yn sefydliad sy’n gwasanaethu. 

Mae'r sefydliadau gwasanaethau gorau yn dylunio eu gwasanaethau i ddiwallu anghenion eu defnyddwyr. 

Yn CDPS, rydym wedi cael chwyldro tawel. Rydym wedi bod yn trawsnewid ein hunain fel sefydliad sy’n gwasanaethu. 

Rydym yn parhau i weithio yn yr awyr agored fel y gall eraill ddysgu o'n profiadau. Wedi'r cyfan, rydym ond yn gofyn i bob sefydliad o fewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru wneud yr un peth, felly dyma gyfle i arwain y ffordd! 

Wrth geisio cyflawni pethau, mae'n hawdd gweithio mewn ffyrdd cyfarwydd heb sylweddoli y gallai fod ffordd well. Wrth dyfu mor gyflym (o 5 i dros 50 o weithwyr) dros y 2 flynedd ddiwethaf a cheisio cyflawni popeth yr oeddem am ei gyflawni, sylweddolon ni ein bod wedi dechrau ffurfio timau hierarchaidd, yn arbenigo mewn sgiliau penodol – tîm cyfathrebu, tîm gweithrediadau, tîm cyflawni, tîm sgiliau a thîm dylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr. Er bod y strwythur hwn yn teimlo'n naturiol ar y dechrau, nid dyma'r ffordd orau o strwythuro ein hunain i ddiwallu anghenion ein defnyddwyr. 

Pan oeddem yn sefydliad llawer llai, roeddem yn gallu gweithio'n agos ar draws gwahanol feysydd a dal i fyny â'r hyn oedd yn digwydd, ond gyda thwf, daeth dechrau timau yn gweithio ar eu gwaith eu hunain a llai o amser i siarad ag eraill am yr hyn yr oeddent yn ei wneud a'i ddysgu. 

Doedden ni ddim yn seiliedig - roedden ni'n sefydliad ifanc ac fe wnaethon ni ymdrech fawr i gadw mewn cysylltiad. Defnyddiom Slack ar gyfer negeseuon, cyhoeddi weeknotes, cynnal sioeau dangos a dweud rheolaidd, cynnal cyfarfodydd llywodraethu, ac ysgrifennu postiadau blog. 

Roeddem yn addysgu pobl yn ein sesiynau hyfforddi ac yn dangos i bobl yn ein prosiectau cyflawni, manteision gweithio mewn timau amlddisgyblaethol, timau cyllido, nid prosiectau, ac yn anad dim, gwneud i'ch gwasanaethau ddiwallu anghenion eich defnyddwyr, ac roeddem ni ein hunain yn syrthio i'r fagl o strwythuro ein hunain o amgylch ein timau a'n hanghenion sefydliadol ac nid o amgylch y gwasanaethau yr oeddem yn eu darparu i'n defnyddwyr. 

Roedd angen i ni alinio ein timau'n well â'n gwasanaethau, a'r gwasanaethau hynny i gyd-fynd yn well ag anghenion ein defnyddwyr. 

Dechreuon ni feddwl am sut wnaethon ni ddisgrifio beth rydyn ni'n ei wneud i eraill mewn termau syml a sut y gwnaethom siarad am yr hyn y gall CDPS ei wneud i helpu pobl i'w gyflawni. 

Roeddem hyd yn oed yn meddwl tybed sut y byddem yn disgrifio'n hunain i'n neiniau a theidiau mewn termau y byddent yn eu deall. 

Gwnaethom edrych ar ein hunain o safbwynt ein defnyddwyr a meddwl am 4 maes, gan ddod yn iteriad cyntaf ein gwasanaeth sy'n cynnig cefnogi sefydliadau i wella gwasanaethau cyhoeddus:  

• dysgu (hyfforddiant, gweminarau, adnoddau) 

• gweithio gyda ni (sgwadiau o arbenigwyr digidol) 

• cysylltu ag eraill (digwyddiadau, cymunedau ymarfer) 

• asesiad a chymorth gwasanaeth (Safonau Gwasanaethau Digidol Cymru) 

Fe wnaethon nhw restru ein blaenoriaethau strategol a sgorio pob un o'r gweithgareddau o'n map ffordd yn eu herbyn. Yna cyfrifwyd pa rai a gyfrannodd fwyaf a lleiaf at ein blaenoriaethau.  

Roedd y canlyniadau'n cyd-fynd â'r enwau gwasanaethau roeddem yn dechrau eu diffinio, fel y gallem weld pa weithgareddau a gyfrannodd at bob gwasanaeth a sut roeddent yn cyd-fynd â'n blaenoriaethau strategol.   

Fe wnaethon ni fireinio ein hiaith - roeddem yn sefydliad gwasanaethau ac roedd y gweithgareddau a gynigiwyd gennym mewn gwirionedd yn gynnyrch o fewn y gwasanaethau. 

Roeddem yn gallu gweld pa gynhyrchion a gyfrannodd fwyaf at bob gwasanaeth a pha rai a gyfrannodd at fwy nag un gwasanaeth.  

Gan roi ein hunain yn sefyllfa ein defnyddwyr, rydym wedi cytuno ar y gwasanaethau canlynol: