Cofnodion y Bwrdd – Mai 2024

John-Mark Frost (JMF) – Cadeirydd Dros Dro

Samina Ali (SA)

Andrea Gale (AG)

Harriet Green (HG) – Prif Swyddog Gweithredol

Glyn Jones (GJ)

Neil Prior (NP)

Ben Summers (BS)

Phillipa Knowles (PK)

Eitem 6 yn unig:

Poppy Evans (PE)

Joanna Goodwin (JG)

Jemima Monteith Thomas (JMT)

Emma Morales (EM)

Vic Smith (VS)

Ysgrifenydd: Jon Morris (JM)

Ymddiheuriadau: Sharon Gilburd, Myra Hunt

Dechreuodd y cyfarfod am 14:00

1.1. Nododd aelodau'r bwrdd yr ymddiheuriadau a chytunwyd i'r cyfarfod gael ei gadeirio gan JMF yn absenoldeb SG. Nododd y cadeirydd fod cworwm wedi'i gyflawni.

1.2. Nododd aelodau'r bwrdd y Gofrestr Gwrthdaro Buddiannau ac roeddent yn fodlon ei bod yn adlewyrchu'r holl fuddiannau presennol.

1.3. Cymeradwyodd y bwrdd gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2024 fel cofnod cywir.

1.4. Derbyniwyd y cofnodion gweithredu, a nododd yr aelodau y cynnydd ar gamau gweithredu a’r camau gweithredu sydd wedi’i cyflawni. Mynegodd y cadeirydd fod nifer o gamau gweithredu y gellid eu cau gan eu bod ar waith heb unrhyw gamau clir pellach sydd eu hangen gan y bwrdd.

GWEITHRED: Aelodau'r bwrdd i roi adborth i PK, gan gynnig camau gweithredu y maent yn ystyried y gellir eu cau.

GWEITHRED: PK i gau neu uno bwrdd gwirio cyfarfod camau gyda chofnod gweithredu safonol.

1.5. Cytunodd aelodau'r bwrdd nad oedd unrhyw faterion yn codi nad oeddent eisoes yn bresennol ar yr agenda.

1.6. Nododd aelodau'r bwrdd adroddiad ddrafft o gyllid diwedd blwyddyn, a gyflwynwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor Archwilio a Risg, heb unrhyw sylwadau pellach. Cymeradwyodd y cadeirydd gydweithwyr am gynhyrchu adroddiad cyflym a chywir.

2.1. Cyflwynodd HG Prif Swyddog Gweithredol ddiweddariad Mai 2024 i'r cyfarfod, gan nodi maint y newid sydd ei angen yn sector cyhoeddus Cymru a chyflymder y newidiadau y gellir eu gwneud.

2.2. Heb ei gynnwys yn y diweddariad oedd adlewyrchiad HG o sioe dangos a dweud prentisiaid a gyflwynwyd ar 15 Mai. Argymhellodd fod aelodau'r bwrdd a gollodd y sioe dangos a dweud byw yn gwylio'r cyflwyniad ar ein sianel YouTube. Mynegodd HG ei diolch hefyd i JM ac AG am y fideos a ddefnyddir i hyrwyddo rôl y Bwrdd Cynghori Cyllid.

2.3. Cododd GJ ddau fân bwynt cywirdeb yn yr adroddiad, a dderbyniwyd gan y Prif Swyddog Gweithredol a bydd yn cael ei ddiweddaru yn yr adroddiad. Cododd GJ hefyd y gellid gwrthsefyll y risg o godi ymwybyddiaeth o CDPS gydag Ysgrifennydd y Cabinet drwy ddangos effaith CDPS yn hytrach na chynyddu amser wyneb gyda'r Ysgrifennydd Cabinet. Yn olaf, dywedodd GJ y byddai dechrau datblygu mwy o bartneriaethau gyda'r byd academaidd ac eraill yn sefyllfa strategol ardderchog i CDPS ei gymryd, ac y dylai CDPS wneud y gorau o'i fynediad i Sefydliad Trawsnewid Digidol Prifysgol Caerdydd trwy sbarc|spark.

2.4. Roedd aelodau'r bwrdd yn adlewyrchu bod yr adroddiad yn gadarnhaol iawn, gan nodi heriau a'u troi'n straeon llwyddiant. Y gobaith yw y gall Cymru ddefnyddio offer a thechnolegau digidol i gyflawni'r polisïau y mae am eu cyflawni'n llwyddiannus er budd defnyddwyr. Mae CDPS eisiau datblygu neges ar draws sector: "Dyma ffyrdd y gallwch wella darpariaeth eich gwasanaethau a chael gwell gwerth am arian trwy ei wneud ac ymuno ag eraill." Dyma pam rydym wedi gweithredu dull gwasanaeth yn CDPS ar gyfer ffrydiau lluosog o gefnogaeth trwy bedwar gwasanaeth allweddol CDPS.

2.5. Trafododd y bwrdd amserlenni prosiectau arddangos i sicrhau effaith y gall CDPS ei defnyddio fel tystiolaeth o fudd newid. Nod CDPS yw dangos budd yn barhaus, trwy gynllun treigl o brosiectau sy'n cyflawni gwelliannau cynyddrannol, gan adeiladu achos pwerus dros fuddsoddi mewn digidol i ddatrys problemau dybryd. Mae hon yn daith hir, ond mae angen i ni bwyntio at wasanaethau byw y gellir eu dangos lle rydym wedi cymryd rhan uniongyrchol. Gwnaeth y Prif Swyddog Gweithredol sylw ar y gwaith i berswadio partneriaid gyda negeseuon cadarnhaol a manteisio ar awydd pobl i wella. Nododd nad oes gan CDPS unrhyw gymhellion na chosbau pendant, a bod GDS yn defnyddio cydymffurfiaeth gwariant o amgylch gatiau cyfnod gwario, ac ati, a bod arian ar gael i'w roi pe bai rhanddeiliaid yn cyflwyno achos cymhellol.

2.6. Cytunodd aelodau'r bwrdd y byddai'n fuddiol pe bai CDPS yn ymwneud mwy â datblygu llinellau sylfaen i fesur effaith cyfranogiad CDPS yn gywir.

2.7. Roedd GJ yn adlewyrchu bod gan CDPS adnoddau cyfyngedig, a bod yn rhaid i'n partneriaid ddangos ymrwymiad trwy fuddsoddi yn eu gwasanaethau eu hunain er mwyn symud i fwy o wasanaethau byw. Felly, gellir ystyried agwedd ddiwylliannol allanol fel prif atalydd i greu effaith. Ystyriodd y bwrdd a oes angen i CDPS fod yn fwy aflonyddgar a chytunwyd ein bod wedi llwyddo i greu newid heb gost ychwanegol, e.e. prosiect tacsi a CHP. Mae aelodau'r bwrdd yn ymwybodol bod prosiectau newydd yn cael eu hystyried drwy Ch1 a byddant yn cymryd peth amser i ddangos effeithiau. Pecyn MI yn dod i gyfarfod Gorffennaf.

2.8. Mynegodd un aelod o'r bwrdd yr angen i fod yn ymwybodol bod angen i bawb sy'n bresennol i ddigwyddiadau CDPS deimlo bod croeso iddynt, enghraifft nad yw cynrychiolydd o'r sector cyhoeddus yn cael ei groesawu gan fynychwyr eraill (nid staff CDPS) mewn digwyddiad CDPS. Rhaid i CDPS atgyfnerthu mai ni yw'r Ganolfan ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol, nid y sector gyhoeddus.

SA wedi ymuno â'r cyfarfod.

2.9. Yn gadarnhaol iawn ar y cyfan gweld ehangder y cysylltiadau a bod yn gysylltiedig yn gynnar â LlC. Diddorol gweld adolygiadau gwasanaeth a bwrdd fyddai â diddordeb pe gellid dod â hyn i gyfarfod bwrdd yn y dyfodol. Roedd y bwrdd hefyd yn awyddus i weld mwy o fanylion am adroddiad EDI a gomisiynwyd gan CDPS, ac o bosibl ychwanegu at agenda bwrdd yn y dyfodol.

GWEITHRED: PK i rannu adroddiad EDI trwy e-bost a dod â chyflwyno i’r bwrdd yn y dyfodol.

GWEITHRED: PK i drefnu bod adolygiadau gwasanaeth yn cael eu cynnwys mewn cyfarfod bwrdd yn y dyfodol.

3.1. Rhoddodd aelodau'r bwrdd eu myfyrdodau ar effeithiolrwydd eu grŵp diweddar a'u profiad hyfforddi un i un. Yn gyffredinol, roedd hyn yn cael ei ystyried yn brofiad cadarnhaol. Mae'r bwrdd wedi gwerthfawrogi dull yr hyfforddwr ac wedi cytuno ei fod wedi gweithio'n gadarnhaol. Mae aelodau wedi gweld newid sylweddol o ran sut maen nhw'n rhyngweithio fel bwrdd. Cytunodd y bwrdd dylai’r sesiynau sydd i ddod drafod sut y gallant wreiddio'r newid hwnnw i sicrhau nad ydynt yn mynd yn ôl at hen arferion. Atgyfnerthodd y bwrdd hefyd yr hoffent gymryd rhan y tu allan i gyfarfodydd ffurfiol y bwrdd pan fydd angen rhywfaint o fewnbwn neu gyngor a chefnogaeth ar CDPS ar eitem benodol.

3.2. Cytunodd y bwrdd fod amserlen bresennol y cyfarfod ar gyfer ARC yn briodol fel y mae ac nad oes angen ei diwygio. Cytunwyd y dylid cynnal cyfarfodydd ARC cyn cyfarfodydd y bwrdd.

3.3. Cytunodd aelodau'r bwrdd y byddai budd, gyda chytundeb gan SG, o fis Gorffennaf ymlaen i symud i gyfarfodydd chwarterol. Byddai hyn hefyd yn caniatáu dau gyfarfod creadigol a chynhyrchiol ychwanegol yn y flwyddyn lle gallai aelodau'r bwrdd gael lle i ystyried cwestiynau parhaus neu gwestiynau sy'n dod i'r amlwg gyda'r Prif Swyddogion Gweithredol, SLT, neu'r panel cynghori.

3.4. Mae aelodau'n teimlo eu bod yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am weithgareddau'r CDPS rhwng cyfarfodydd y bwrdd drwy gyfrwng sioeau dangos a dweud rheolaidd, nodiadau wythnosol, cynnwys cymunedau o ddiddordeb a chylchlythyrau. 

GWEITHRED: PK a Phrif Swyddog Gweithredol i drafod cynnig i ddiwygio amlder cyfarfod bwrdd gyda SG i'w gadarnhau.

GWEITHRED: PK i awgrymu amserlen cyfarfod bwrdd newydd o fis Awst 2024 ymlaen.

4.1. Cyflwynodd PK ddrafft y Cylch Gorchwyl, a ystyriwyd yn flaenorol gan yr ARC, i'w gymeradwyo gan y bwrdd.

4.2. Awgrymodd GJ dri gwelliant i sicrhau cysondeb â'r Cytundeb Erthyglau Cymdeithasu a Fframwaith. Cytunwyd ar y newidiadau hyn gan holl aelodau'r bwrdd.

4.3. Cymeradwyodd y bwrdd Gylch Gorchwyl ARC ar gyfer mabwysiadu yn amodol ar y diweddariadau a awgrymwyd gan GJ.

GWEITHRED: JM i ddiweddaru a chyhoeddi Cylch Gorchwyl ARC.

5.1. Trafododd aelodau'r bwrdd y cynnydd a wnaed ar yr hwb gwybodaeth presennol. Roedd gan rai aelodau bryderon am elfennau o'r prosiect, ond roeddent yn cydnabod bod hwn yn gais defnyddiwr allweddol a ddangosir trwy nifer o ymarferion darganfod a mynd ar ofyn parhaus gan randdeiliaid drwy ein cymunedau ymarfer.

5.2. Mae aelodau'n gweld gwerth gwirioneddol mewn hwbiau gwybodaeth pan gânt eu darparu'n dda. Codwyd cwestiwn am y platfform a ddewiswyd y mae CDPS yn ei ddefnyddio i ddarparu'r adnodd. Roedd yr adnoddau sy'n cael eu rhannu yn cael eu hystyried yn ddefnyddiol, ond roedd cwestiwn a yw'r platfform yn addas i'w brofi ac a fyddai'r swyddogaeth chwilio yn cyflwyno canlyniadau defnyddiol. Ystyriodd yr aelodau yr angen allweddol i brofi'r cynnwys am fewnwelediadau wrth i ni ddatblygu'r cynnig.

5.3. Cytunodd y bwrdd y dylid nodi hyn ac y dylid ei drin fel ymateb i ymholiadau a godwyd.

GWEITHRED: BS i gysylltu â Peter Thomas i drafod heriau gyda'r llwyfan presennol.

6.1. Croesawodd y cadeirydd aelodau'r gwasanaeth gwella a dylunio ac arweiniodd at gyflwyniadau ar gyfer aelodau'r bwrdd a staff CDPS. Yna cyflwynodd staff CDPS gyflwyniad ar ymgysylltu a phrosiectau gyda gwahanol rannau o'r sector iechyd.

NP wedi gadael y cyfarfod.

6.2. Agorodd staff CDPS gyfle am gwestiynau gan y bwrdd. Roedd y bwrdd yn falch iawn o lefel y gwaith a oedd wedi mynd i mewn i'r prosiectau ac wedi derbyn adborth cadarnhaol annibynnol gan randdeiliaid cyn y sesiwn hon.

6.3. Cododd y bwrdd gwestiwn demograffeg cyfranogwyr ymchwil defnyddwyr ac a oedd CDPS wedi llwyddo i gyrraedd aelodau o gymunedau amrywiol naill ai'n uniongyrchol neu drwy asiantaethau arbenigol. Cynigiodd EM rannu data demograffig cyfun ar gyfer cyfranogwyr a nododd fod pecyn gwaith cyntaf Mamolaeth Digidol Cymru yn canolbwyntio'n arbennig ar leisiau na chlywir yn aml ganddynt. Disgrifiodd AG fod y prosiect Niwroamrywiaeth yn defnyddio WG fel porth i gael mynediad at bobl o grwpiau amrywiol, ond nododd os bydd y prosiect hwn yn symud ymlaen i alffa, bydd profion yn canolbwyntio mwy ar recriwtio unigolion o grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol. Cynigiodd yr ACA gysylltu'r tîm â grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol pe byddai hyn yn ddefnyddiol.

6.4. Esboniodd JG fod CDPS yn datblygu cynllun ymgysylltu â rhanddeiliaid ar gyfer pob prosiect. Rydym yn agosau at rwydweithiau sefydledig i geisio gwneud ymchwil mor gynrychioliadol â phosibl. Nododd GJ fod cael mynediad i grwpiau amrywiol yn broblem gyffredin i bawb, a byddai arweiniad yn cael ei werthfawrogi. Sut gall CDPS rannu arfer da?

Atebodd JG fod CDPS wedi datblygu panel UR sy'n cynnwys 500 o bobl o gefndiroedd amrywiol. Disgrifiodd hefyd fod pob UR yn mynd trwy banel moeseg CDPS cyn cychwyn, ond bod heriau recriwtio cyfranogwyr ymchwil bob amser. Lle nad yw CDPS yn recriwtio pob defnyddiwr cynrychioliadol, rydym yn cynnwys hyn yn glir yn yr argymhellion. Ymhellach, ni fyddem byth yn mynd yn fyw gydag ateb pe bai unrhyw fylchau o ran deall anghenion defnyddwyr o gefndiroedd amrywiol.

Esboniodd JG ein bod yn edrych ar ein cynnig. Mae'n debyg mai Research Ops yw un o'n meysydd mwyaf aeddfed o fewn CDPS ar hyn o bryd lle rydym yn datblygu llawer o'r canllawiau, offer, technegau a thempledi y gellir eu defnyddio. Gall y rhain helpu sefydliadau i ddatblygu ystorfeydd ymchwil, paneli ymchwil, prosesau recriwtio a phwyllgorau moeseg. Dydyn ni ddim yn ddigon hyderus i fynd yn gyhoeddus eto, ond mae hynny'n bendant yn ein cynlluniau gyda hi yn eithaf buan hefyd a dechrau gweithio gyda'r gymuned drwy hynny. Ac yn fwy eang hefyd.

6.5. Holodd GJ a oedd y positifrwydd tuag at newid a ffyrdd newydd o weithio yn dod gan ymarferwyr neu'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau/deiliaid cyllideb? Sut mae denu’r bobl iawn i'r sioeau dangos a dweud? Mae angen i ni ddangos effaith a gwerth i ddeiliaid cyllideb. Esboniodd JMT mai'r ffordd orau i ddangos gwerth yw trwy gyfuno tîm prosiect yn llawn a chynnwys staff rhanddeiliaid i'r broses. Mae hyn yn caniatáu i'r sefydliad partner weld yr ymdrech a gymerir yn hytrach na'r allbwn yn unig ac yn eu helpu i ddeall ffordd newydd o weithio. Nododd ei bod yn hanfodol meithrin perthynas â sefydliadau partner gan fod hyn yn hanfodol wrth gael gwared ar rwystrau er mwyn symud ymlaen.

6.6. Crynhodd HG, gan ddweud ei bod yn falch iawn o'n gwaith gydag iechyd. Nododd oherwydd maint a chwmpas iechyd a gofal cymdeithasol, y gallai'r dasg ymddangos yn enfawr. Mae'r sector Iechyd wedi dangos eu bod am foderneiddio, ond gall fod yn frawychus newid ffyrdd o weithio. Mae'n rhaid i gyflymder y newid mewn iechyd fod yn gynyddol, ond mae'n faes ymgysylltu hynod bwysig. Mae'r prosiectau hyn wedi dangos y gwerth aruthrol mewn newid, a bod cymryd y dull gweithredu UCD yn hanfodol i ddeall anghenion eu defnyddwyr.

7.1. Cymeradwyodd aelodau'r bwrdd gyhoeddi nodiadau cyfarfod i wefan CDPS mewn ôl-ddyledion.

7.2. Adolygiad o gyfarfod y bwrdd – roedd yr aelodau'n hapus gyda'r cydbwysedd a gyrhaeddwyd yn ystod y cyfarfod hwn. Pwysleisiwyd pwysigrwydd cynnal cydbwysedd rhwng llywodraethu a chyflwyniadau gan dimau.

7.3. Cynllunio ar gyfer y cyfarfod nesaf ar 10 Gorffennaf 2024 – cytunwyd ar yr eitemau canlynol ar gyfer cyfarfod bwrdd Gorffennaf, heb unrhyw eitemau ychwanegol wedi'u henwebu gan unrhyw aelodau.

• Olyniaeth bwrdd ac edrych ymlaen – eitem agenda GJ
• Risg archwaeth

Daeth y cyfarfod i ben am 16:55