Pwyllgor Archwilio a Risg munudau – Ionawr 2024

Croesawodd y Cadeirydd yr aeoldau i’r cyfarfod. Derbyniwyd ymddieuriadau am absenoldeb gan Andrea Gale. Nododd y Cadeirydd for cworwm wedi’i gyflawni.

Croesawodd yr aelodau Michaella Henderson, Swyddog Llywodraethu CDPS i’w chyfarfod PAR cyntaf.

Cymeradwyodd y PAR gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Hydref 2023 fel cofnod cywir.

Derbyniwyd y cofnod gweithredu, a nododd yr aelodau y cynnydd ar gamau gweithredu a’r camau gweithredu a oedd wedi’u cwblhau. Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

Cytunodd y PAR i ohurio eitem cynigion cyflog byw ar gyfer staff 2023 i 2024 er mwyn sicrhau gwahaniad clir rhwng PAR ac aelodau staff ac i gytuno ar y cofnodion cyn cyfarfod.

Cyn cyfarfod

Nododd PAR fod CDPS yn cynnig dyfarniad taliad byw o 5% ar gyfer 2023 i 2024 ar gyfer bandiau cyflog TS i EB1, wedi’i ôl ddyddio o 1 Ebrill 2023 (neu ddyddiad dechrau, pa un bynnag oedd yr hwyraf) i’w dalu ym mis Ionawr.

Cymeradwyd.

Yn ogystal, hoffem gynnig dyfarniad cost byw cyfunol o 1% ar gyfer 2023/2024 wedi’ ôl-ddyddio i 1 Erbill 2023 (neu’r dyddiad dechrau pa un bynnag yw’r hwyraf) i’w dalu ym mis Ionawr.

Heb ei gymeradwyo.

Roedd y penderfyniad hwn yn dilyn trafodaeth hir ac fe’i gwnaed yng nghyd-destun toriadau ehangach yn y sector cyhoeddus ac opteg corfff canolog yn derbyn dyfarniad cyflog pellach dewisol pan fo llawer o wasanaethau cyhoeddus rheng flaen yn lleihau nifer y staff ac yn gorfod diswyddo pobl. Roeddem yn teimlo bod y dyfarniad o 5% yn briodol, nid odd y dyfarniad pellach o 1%.

Prif weithredwyr

Nododd PAR fod CDPS yn cynnig dyfarniad costau byw o 5.5% ar gyfer 2023 i 2024 wedi’i ôl- ddyddio i 1 Ebrill 2023 yn unol a dyfarniad yr Uwch Wasanaeth Sifil. Byddain angen i PAR ystyried hyn er mwyn fforddiadwyedd ac argymell i Gadeirydd y Bwrdd a fyddai’n adolygu perfformiad y Prif Swyddogion Gweithredol ac yn argymell y dyfaraniad cyflog i’r Gweinidog i’w gymeradwyo.

Byddai hyn yn annhebygol o ddigwydd mewn pryd ar gyfer cyflog mis Ionawr, felly byddai PAR yn ceisio ei weithredu ym mis Chwefror neu fis Mawr 2024, yn dibynnu ar argaeledd y Gweinidog.

Yn unol â’n polisi, pendefynodd PAR amlinellu’r ddau opsiwn ar gyfer dyfarniad cyflog y Prif Swyddogion Gweithredol i’r Cadeirydd ar gyfer eu hadolygiad a’u penderfyniad i’w hargymell i’r Gweinidog eu cymeradwyo.

Derbyniodd yr aelodau adroddiad cyllid ar gyfer chwarter yn diweddu Rhagfyr 2023.

Nodwyd bod cyllid Llywodraeth Cymru wedi’i leihau o £4.9m i £4.794m ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2023 i Mawrth 2024 a ddyfarnwyd ar ffurf o leihau bob chwarter yn seiliedig ar geisiadau ysgrifenedig yn dangos tystiolaeth o anghenion ariannol ac mai cyfanswm gwariant ar gyllid grawn oedd £3.3308m Rhagfyr 30 2023. Nododd MH fod y toriad yn y gyllideb wedi’i fodelu a’i fod yn hylaw. Nododd yr aelodau y byddai’n anochel y byddai gan y Prif Weinidog newydd eu mentrau eu hunain yr hoffent eu datblygu unwaith yn y swydd. Nododd yr aelodau, pe bai’r dueodd ar  gwtogi’r gyllideb yn parhau gallai fod ansicrwydd ynghlych mentrau arfaethiedig 2024 i 2025.

Nododd yr aelodau y gwariant Ch3, Ch4 a ragwelir gwariant a ffigyrau blynyddol hyd yn hyn. Eglurodd LD fod y gwariant arfaethiedig Ch4 gwerth 1.8m yn uwch na’r chwarter blaenorol oherwydd prosiectau sydd eisioes ar y gweill gyda chostau contractwyr i’w codi ac anfonebau i’w derbyn mis Ionawr ar gyfer y prosiectau hynny. Nododd LD rhagfynegiadau gyda ffocws ar leihau gwariant contractwyr a recriwtio staff parhaol.

Ers i’r adroddiad gael ei gyhoeddi, tynnodd LD sylw’r aelodau at y costau rhagfynegol ar gyfer technoleg ar gyfer meysydd Llywodraeth Cymru o £25,000 na fyddai wedi ymrwymo i’r chwarter ariannol hwn. Roedd yr adroddiad yn rhagweld gwariant heb ei ddyrannu o £38,078 a fyddai gyda’r £25,000 a basiwyd yn ôl o Ch4 yn rhoi cyfanswm o £63,078 ganiatawyd yn y 2% a gariwyd mlaen.

Gwithredu

Cytunwyd ar ddadansoddiad o ‘gostau eraill’ o dan bob adran YTD a byddai ffigyrau rhagolygon yn cael eu darparu yn yr adroddiad cyllid yn y dyfodol.

Diolchodd yr aelodau am yr adroddiad ariannol sydd wedi’i strwythuro’n dda.

Holodd JMF am y broses o baratoi’r gyllideb ar gyfer cyllideb a llywodraethu 2024 i 2025 a nododd yr aelodau y byddai’r gyllideb yn mynd i Fwrdd CDPS i’w chymeradwyro a’i mabwysiadu ar 6 Mawrth 2024.

Holodd BS sut y dewiswyd y prosiectau 2024 i 2025 ac os byddent yn cael eu cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn i sicrhau y byddai gwariant yn cael ei adrodd yn y flwyddyn ariannol gywir. Nododd MH fod dewis prosiect seiliedig ar yr ôl- groniad a aeth drwy’r broses flaenoriaethu a bod map ffordd ar gyfer gwariant a oedd yn cael ei ystyried ond nododd y gallai gostyngiadau yn y gyllideb gyda sefydliadau partner effeithio ar gyflawnadwyedd rhai prosiectau.

Nododd NP fod y themâu o leihau cyllid a mwy o graffu ar wasanaethau cyhoeddus yn golygu y byddai angen i CDPS ddangos effaith.

Nododd yr aelodau y diweddariad ar drawsnewid swyddogaeth cyllid mewnol CDPS.

Penderfynodd yr aelodau i:

• Gymeradwyo adroddiad cyllid Rhagfyr 2023 CDPS.
• Nodi diweddariad swyddogaeth cyllid.

Derbyniodd yr aelodau y diweddariad mewnol gan roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am y materion llywodraethu, risg a rheolaeth fewnol sy’n dod i’r amlwg a chynnydd gwaith yn CDPS ar 16 o Ionawr 2024, ynghyd â'r adolygiad sicrwydd o drefniadau rheoli prosiect ac olrhain argymhellion archwilio mewnol.

Cyflwynodd JM grynodeb o’r adroddiad o’r archwiliad mewnol diweddaraf.

Gweithred

JM roi mynediad i aelodau i borth TIAA.

Nododd yr aelodau adroddiad adolygiad sicrwydd o drefniadau rheoli prosiectau.

Gweithred

Dadansoddiad sy’n cefnogi’r datganiad bod symud i gyflogi’r uned ddylunio craidd sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr wedi dangos gwerh am arian i’w ddarparu i’r aelodau.

Nododd yr aelodau olrhain argymhellion archwilio mewnol.

Gweithred

RDatganiad risg archwaeth i gael ei nodi gan PAR.

Penderfynodd yr aelodau nodi’r diweddariad o’r archwiliad mewnol, adolygiad sicrwydd o drefndiadau rheoli prosiectau, a thraciwr arcwhilio mewnol.

Derbyniodd yr aelodau y Gofrestr Risg a’r adroddiad yn nodi gwybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani ar Risgiau 11 a 14 a gofyn i’r aelodau ystyried y cwestiwn cyn 27 Chwefror 2024 i gynorthwyo cynllunio’r sesiwn trafod risg.

Cyflwynodd PK grynodeb o’r adroddiad â’r Gofrestr Risg.

Nododd yr aelodau yr heriau o ran casglu tystiolaeth o effaith yn y tymor byr a’r tymor hir a’r diffyg dull systematig o gasglu data. Adroddodd PK fod CDPS wedi cyflogi pensaer gwybodaeth i fapio data a gwella dealltwriaeth o effaith. Nododd MH, gyda ailosod cyffredinol cyllideb y sector cyhoeddus yng Nghymru, y gallai roi cyfle i gyrff cyhoeddus ofyn i Lywodraeth Cymru ail-lunio eu llythyrau cylch gwaith yn seiliedig ar yr heriau cyllido y maent y neu hwynebu, ac y byddai PK yn codi’r pwynt hwnnw gyda’t tîm partneriaeth.

Awgrymodd SA y gallai CDPs edrych ar werthuso prosiectau gan ddefnyddio fframwaith theori newid i fesur effaith a gwerth ac i ddangos gwerth am arian.

Trafododd yr Aelodau Risg 11 a 14 a’r strategaeth risg ehangach yn fanylach, gan gytuno i drafod ymhellach yn y cyfarfod wyneb yn wyneb y bwrdd.

Gwnaeth JMF sawl awgrym ynghylch materion y gallai CDPS eu hystyried o ran risg gan gynnwys a oedd yr PAR yn derbyn digon o ran sicrwydd, a oedd y pecyn MI yn mesur y dangosyddion cywir, a oedd yr adroddiad cyfathrebu yn mesur digon cryf o risg ac a oedd ymgysylltu cyfredol yn ddigonol i annog pobl i weithio drwy’r broses risg.

Penderfynodd yr aelodau nodi’r adroddiad â’r Gofrestr Risg.

Derbyniodd yr aelodau ddrafft o Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd, Cyflwynodd JM yr adroddiad.

Cymeradwywyd y Fframwaith Sicrwydd Bwrdd hyn nes bydd mân bwyntiau a godwyd gan JMF yn cael eu trafod gyda JM.

Derbyniodd yr aelodau diweddariad o’r adroddiad ar y cynnydd a wnaed ers cyfarfod diwethaf PAR wrth recriwtio cynghyrydd ariannol i gefnogi gweithgareddau PAR.

Nododd JM fod chwe CV wedi’u derbyn gan ymgeiswyr mewn perthynas a’r rol.

Cynigiodd JMF gefnogi’r broses dethol.

Penderfynodd yr aelodau nodi’r adroddiad.

Nid oedd unrhyw achosion o wyro oddi wrth bolisi caffael arferol ac arweiniad i dynnu sylw aelodau’r PAR y chwarter hwn.

Ni nodwyd unrhyw eitemau newydd yn y gofrestr dwyll i’w trafod a’u hystyried gan yr PAR.

Gwahoddwyd aelodau i awgrymu eitemau agenda yn y dyfodol gan PK.

Nid oedd mater arall i’w drafod cyn cloi y cyfarfod.

Nododd yr PAR y byddai’r cyfarfod nesaf a drefnwyd yn cael ei gynnal ar 24 o Ebrill 2024 2pm i 4pm.

Sesiwn ar gamera rhwng Aelodau PAR a JM. Doedd dim staff CDPS wedi mynychu, ac ni chafodd y drafodaeth eich chofnodi.