Mae asesiad aeddfedrwydd digidol yn ffordd wych o ddod i adnabod sefydliad, fel y darganfu CDPS wrth weithio gydag ACC
23 Chwefror 2022
Mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) yn gweithio gydag Awdurdod Cyllid Cymru (ACC) i’w helpu i ddod yn “sefydliad cwbl ddigidol”. Diben y postiad blog hwn yw esbonio sut mae hynny’n mynd rhagddo a chyflwyno rhywfaint o’r gwaith newydd sy’n deillio ohono.
Mae ACC yn gyfrifol am gasglu a rheoli’r ddwy dreth gyntaf sydd wedi’u datganoli i Gymru, sef y Dreth Trafodiadau Tir a’r Dreth Gwarediadau Tirlenwi. Ffurfiwyd ACC yn 2017. Sefydliad cymharol newydd ydyw, sy’n rhydd rhag cyfyngiadau hen dechnoleg a ffyrdd sefydledig o weithio. Mae hynny’n anghyffredin yn y llywodraeth ac yn gyfle perffaith i ddylunio a datblygu sefydliad sydd wedi’i adeiladu ar sylfeini digidol cryf.
Ffordd haws o siarad am newid
Yn ystod yr haf 2021, gwahoddwyd CDPS i gynnal asesiad o aeddfedrwydd digidol ACC. Bwriadwyd ei ddefnyddio fel man cychwyn ar gyfer ein sgyrsiau ynglŷn ag i ba gyfeiriad yr oedd y sefydliad eisiau symud yn realistig. Caniataodd y sgwrs i ACC gadarnhau beth oedd “cwbl ddigidol” yn ei olygu iddyn nhw a gwneud delta nawr i’r dyfodol yn gliriach i bawb.
Mae asesiad aeddfedrwydd digidol yn ffordd wych o ddod i adnabod sefydliad. Fe wnaethon ni gyfweld â phobl o bob rhan o’r sefydliad: o weithrediadau, cyllid, TG, a siarad â phobl sy’n gwneud y gwaith o ddydd i ddydd, i’r bobl sy’n atebol am strategaeth a pholisi. Roedd yn fraint fawr cyfarfod â chynifer o bobl dda ac ymroddedig a dysgu beth maen nhw’n ei wneud a’u holi ynghylch sut maen nhw’n gweithio. Roedd bob amser yn teimlo fel sgwrs, yn hytrach nag asesiad.
Addasu model aeddfedrwydd Harvard
Mae llawer o fframweithiau ar gael. Fe ddewison ni ddefnyddio Model Aeddfedrwdyd Harvard ar gyfer Gwasanaethau Digidol, a ddatblygwyd ar ôl cynnull timau gwasanaethau digidol sector cyhoeddus ledled y byd. Mae’n gweithio’n dda ar gyfer sefydliadau’r llywodraeth oherwydd ei fod yn cydnabod cyd-destun gwleidyddol a chydgysylltiad sefydliadau sy’n cyflawni newid ar draws y llywodraeth, ond fe wnaethon ni ei addasu i’w wneud yn fwy perthnasol i gyd-destun Llywodraeth Cymru.
Er enghraifft, fe newidion ni’r raddfa, gan ffafrio labeli disgrifiadol i’w gwneud yn haws trafod lefelau aeddfedrwydd ar draws sgorau ‘isel’, ‘canolig’ ac ‘uchel’. Fe ddefnyddion ni derminoleg ACC o ddod yn “gwbl ddigidol” a’i gwneud yn gyflwr mytholegol bron ar gyfer y dyfodol. Nesaf, fe wnaethon ni deilwra model Harvard ac ychwanegu cwestiynau penodol i ACC i bob llinell. Roedd hyn wedi gwneud yr iaith yn gliriach i bawb a hwyluso’r broses o drafod a sgorio.
Mae asesiad aeddfedrwydd digidol hefyd yn caniatáu i sefydliad asesu ei gryfderau a’i wendidau ei hun yn ddiogel. Nid oes ateb cywir – amrediad ydyw, a doeddwn i fel aseswr ddim mewn perygl o sarhau rhywun ar gam petai’r hyn yr oeddwn i’n ei ddatgelu’n awgrymu lefel is o aeddfedrwydd digidol na’r disgwyl. Mae sgyrsiau iach yn deillio o “rydyn ni’n credu ein bod ni’n fwy ar y lefel hon, na’r lefel honno”. A phan fyddwch chi’n camu’n ôl ac edrych ar y cyfan, mae rhywbeth i bawb ei ddathlu neu fyfyrio arno.
Beth nesaf?
Helpodd y sgyrsiau hyn ni i gyd-ddatblygu map llwybr aeddfedrwydd digidol: golwg lefel uchel o’r camau y gallai ACC eu cymryd i gynyddu ei allu digidol. Mae’n rhoi syniad i ni ynghylch ble rydyn ni’n mynd ac, yn bwysicach, ble i ddechrau.
Mae hyn wedi arwain at bethau da yn barod. Mae’r tîm amlddisgyblaethol, ystwyth cyntaf wedi cael ei ffurfio sy’n gweithio’n agored ac rydyn ni’n archwilio ble y gallai’r tîm gwasanaeth ystwyth nesaf weithio hefyd. Rhagor ar hyn cyn hir.